Virtual Office, Konsep Ruang Kerja yang Aman dan Fleksibel

Virtual office adalah konsep ruang kerja dan bekerja dari mana saja. Konsep kerja ini banyak diterapkan perusaahaan ketika pandemi COVID-19 lalu.

Penerapan konsep ini membuat karyawan dan perusahaan dapat bekerja dari jarak jauh dan memanfaatkan berbagai platform digital untuk melakukan interaksi.

Kini, sejumlah perusahaan menerapkan konsep bekerja secara remote ini. Tetapi, apa sih pengertian virtual office dan apa saja kelebihan serta kekurangannya? Cari tahu, yuk!

Apa Itu Virtual Office?

Virtual office adalah layanan yang memungkinkan karyawan bekerja dari jarak jauh - WonderVerse Indonesia

Virtual office atau kantor virtual merupakan layanan yang memungkinkan karyawan dan pemilik bisnis bekerja secara remote, atau dari jarak jauh. Virtual office menyediakan berbagai fungsi bisnis yang dapat diakses melalui internet. 

Virtual office memungkinkan sebuah organisasi menciptakan dan mempertahankan kehadiran di lokasi yang diinginkan tanpa perlu membayar sewa gedung atau ruang kerja yang sebenarnya.

Kantor virtual memungkinkan bisnis mendapatkan banyak manfaat dari kantor fisik tetapi tanpa ruang atau meja sebenarnya. 

Ide awal virtual office ini datang dari industri Executive Suite. Kantor virtual sendiri dimulai pada tahun 1994 oleh Ralph Gregory saat mendirikan 'The Virtual Office, Inc'. 

Executive Suite telah berkembang karena kemampuan bisnis dari jarak jauh menggunakan teknologi komunikasi yang semakin canggih. 

Beberapa platform yang digunakan untuk mendukung virtual office ini seperti Skype, Zoom, Microsoft Teams, dan banyak platform lainnya telah membuat pemilik bisnis mengurangi biaya sewa ruang kantor hingga staf administrasi.

Fleksibilitas tersebut telah memberikan kemampuan bagi sebuah bisnis untuk membangun tim di luar lokasi serta mengurangi biaya namun tetap terlihat bergengsi.

Kemunculan virtual office pun membuat karyawan dapat bekerja dari mana saja dan tetap memiliki alamat surat, layanan menjawab telepon, ruang rapat, dan konferensi video.

Baca Juga: Virtual Space: Ruang untuk Temukan Pengalaman Imersif

Cara Kerja Virtual Office

Virtual office memungkinkan karyawan bekerja dari mana saja - WonderVerse Indonesia

Karyawan dapat menggunakan kantor virtual untuk mengerjakan proyek atau tugas dari lokasi terpencil di luar tempat kerja.

Ini bisa menjadi pilihan bagus bagi perusahaan yang memiliki pekerja jarak jauh, perusahaan dengan anggaran rendah, atau usaha kecil yang mencari ruang kolaboratif untuk mengadakan pertemuan. 

Lantas, bagaimana cara kerja virtual office? Virtual office beroperasi sebagai satu unit untuk melayani konsumen, namun tidak berada di lokasi tetap.

Konsep virtual office ini sangat populer di kalangan startup dan usaha kecil yang ingin meminimalkan biaya operasional. 

Penciptaan perangkat lunak dan layanan produktivitas kantor berbasis web dan konferensi video. Konsep ini telah membantu mendorong pertumbuhan kantor virtual.

Kantor virtual juga dapat menghasilkan produktivitas yang lebih besar, karena layanannya membebaskan pekerja dari tugas administratif, serta perjalanan pulang pergi. 

Setiap karyawan dapat bekerja dari lokasi yang paling nyaman, dan bisnis tidak terbatas pada mempekerjakan karyawan yang tinggal di lokasi tersebut.

Akan tetapi, beberapa orang menganggap penjadwalan ruang kantor virtual tidak berbeda dengan konflik penjadwalan yang memakan waktu seperti halnya di kantor fisik.

Apa Contoh Virtual Office?

Virtual office memiliki beberapa elemen pendukung untuk kinerja karyawan - WonderVerse Indonesia

Virtual office bisa berlokasi sebagai bangunan independen atau mencakup serangkaian kantor kecil. Beberapa kantor virtual ini juga bisa saja memiliki ruang kantor berkonsep terbuka dengan meja untuk bekerja secara berkolaborasi. 

Virtual office dapat mencakup semua fasilitas yang mungkin ditemukan karyawan di kantor sebenarnya, termasuk meja dan printer. Berikut adalah beberapa elemen umum dari kantor virtual:

• Alamat surat fisik

  Beberapa virtual office mungkin menyediakan alamat surat yang dapat digunakan bisnis untuk mengirim dan menerima surat.

• Ruang konferensi

  Sejumlah virtual office memiliki ruang konferensi yang dipesan terlebih dahulu oleh karyawan untuk menggelar rapat atau acara tertentu.

• Software

  Virtual office mungkin berbagi komputer dengan instalasi software terbaru, atau mungkin juga teknologi AI khusus.

  Beberapa contohnya seperti alat pengolah kata atau program desain grafis resmi yang akan mendukung pekerjaan para karyawan.

• Perabotan

  Beberapa kantor virtual memiliki perabotan seperti meja, kursi, dan meja besar untuk pertemuan kelompok.

  Kantor fisik untuk virtual office juga memiliki perangkat-perangkat elektronik dan fasilitas pendukung lainnya yang dapat mendukung kinerja para karyawan.

• Layanan resepsionis

  Beberapa kantor virtual memiliki resepsionis yang dapat menjawab saluran telepon pribadi konsumen atau mengalihkan panggilan sesuai kebutuhan.

• Ruangan fisik

  Bekerja di virtual office bukan berarti hanya di ruang virtual saja, tetapi kamu juga bisa mengakses ruang fisik nyata untuk rapat atau bertemu dengan klien.

Baca Juga: Biometrik, Sistem Keamanan Karakteristik Biologis yang Unik

Bagaimana Ciri-ciri dari Virtual Office?

Ciri-ciri virtual office adalah fleksibel dan lebih hemat biaya - WonderVerse Indonesia

Virtual office menawarkan fleksibilitas yang membuat penggunanya lebih nyaman saat bekerja. Selain itu, simak juga beberapa ciri dari virtual office yang perlu kamu ketahui, antara lain:

• Biaya lebih terjangkau

  Ciri-ciri dari kantor virtual ini adalah biayanya jauh lebih terjangkau. Dibandingkan dengan kantor fisik biasa, kamu bisa lebih hemat membayar biaya sewa untuk alamat bisnis, layanan telepon, dan fasilitas tambahan lainnya yang diperlukan.

  Virtual office bahkan dapat menghilangkan biaya perawatan dan perbaikan ruang kantor fisik nyata. Ini bisa menjadi opsi yang tepat bagi perusahaan yang ingin memangkas biaya operasional.

• Fleksibilitas

  Karakteristik ini adalah keunggulan dari virtual office jika dibandingkan dengan kantor fisik pada umumnya. Kamu bisa menggunakan virtual office sesuai kebutuhan tanpa perlu terikat dengan jam kerja atau kontrak jangka panjang lagi.

  Kantor virtual ini cocok untuk diadopsi bagi perusahaan yang baru saja memulai bisnisnya. Termasuk juga perusahaan yang butuh fleksibilitas ruang kantor.

• Keamanan dan privasi

  Karakteristik berikutnya adalah tingkat keamanan dan privasi yang tinggi dalam virtual office. Ini adalah faktor penting untuk melindungi data dan informasi perusahaan.

  Kantor virtual juga dilengkapi dengan pengaturan keamanan yang canggih. Kamu pun dapat menyimpan informasi penting atau rahasia perusahaan dan terlindungi dengan baik.

• Alamat bisnis resmi

  Seperti yang disebutkan sebelumnya, virtual office juga memiliki alamat bisnis resmi, bahkan tanpa perlu menyewa ruang kantor fisik.

  Alamat bisnis ini bisa digunakan untuk keperluan branding perusahaan, pengiriman barang, hingga surat-menyurat. Ciri-ciri ini juga memberikan nilai tambah profesionalitas kepada mitra bisnis dan klien.

• Layanan telepon dan surat

  Ciri-ciri selanjutnya adalah layanan telepon dan surat yang memungkinkan pengguna untuk membalas surat, menerima panggilan telepon, atau menangani hal-hal lainnya.

  Karakteristik ini memberi keuntungan bagi pekerja, sehingga dapat fokus pada pengembangan bisnis. Bahan tak perlu khawatir lagi pada hal-hal yang bersifat administratif.

Kelebihan dan Kekurangan Virtual Office

Virtual office memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing - WonderVerse Indonesia

1. Kelebihan Virtual Office

Virtual office memiliki banyak keuntungan bagi kinerja karyawan dan perusaahaan. Beberapa keuntungan menerapkan virtual office antara lain:

• Menghemat biaya operasional

  Virtual office merupakan pilihan tepat untuk menghemat biaya operasional perusahaan. Perusahaan memang tidak memiliki bangunan kantor fisik yang memerlukan biaya perawatan dan operasional. 

  Perusaahaan juga tak lagi disibukkan dengan tagihan listrik, air, koneksi internet, membeli meja, kursi, AC, printer, dan lain-lain.

  Semua orang bisa bekerja dari mana saja, atau mungkin sesekali datang ke kantor fisik yang disewa perusahaan.

• Membantu meningkatkan citra perusahaan

  Virtual office juga dapat membantu meningkatkan citra perusahaan, karena alamat kantornya bisa saja disewa di lokasi prestisius di sebuah kota.

  Perusahaan dapat menyewa satu ruangan di sebuah gedung mewah di pusat bisnis kota yang strategis.

• Mudah berganti kantor

  Virtual office juga dapat dengan mudah berganti lokasi kantor tanpa perlu dipusingkan dengan membawa perangkat atau perabotan penting, seperti halnya di kantor fisik. Perusahaan pun bisa lebih dekat dengan klien atau tempat strategis lainnya.

2. Kekurangan Virtual Office

Di balik beberapa kelebihan tadi, sistem yang diterapkan dalam virtual office juga memiliki beberapa kekurangan, antara lain:

• Waktu kerja

  Konsep virtual office memang ruang kerja dilakukan secara virtual secara keseluruhan. Tetapi karena itulah jam kerjanya jadi tidak dapat diterapkan dengan tegas. 

  Besar juga kemungkinan karyawan untuk menyepelekan waktu kerja, seperti memulai bekerja di siang hari atau bahkan tengah malam.

  Kantor virtual pun berbeda dengan jam kerja di kantor fisik yang dapat dipantau dengan jelas.

• Kurangnya interaksi langsung

  Virtual office memang memungkinkan semua karyawan bekerja secara remote atau jarak jauh. Namun, inilah yang membatasi interaksi karyawan.

  Komunikasi memang tetap bisa berjalan lewat beragam platform, namun hal ini dapat mengurangi interaksi langsung para karyawan.

  Di samping itu, komunikasi para karyawan pun tampaknya akan lebih berpusat pada pekerjaan saja. Hal ini dapat mengurangi ikatan personalnya para karyawan.

• Risiko penurunan produktivitas

  Virtual office menerapkan ekosistem pekerjaan secara virtual yang lambat laun dapat dapat membuat para karyawan cenderung merasa bosan.

  Seorang karyawan mungkin hanya bisa bekerja dari rumah saja karena faktor-faktor seperti koneksi internet yang stabil, atau kondisi di luar ruangan yang ramai pada waktu-waktu tertentu.

Baca Juga: Metahuman: Masa Depan Aset Digital yang Imersif!

Jadi, apakah kamu tertarik bekerja dalam lingkungan virtual office atau yang berkantor fisik? Itu memang tergantung preferensi masing-masing dan memiliki kelebihan serta kekurangan masing-masing. Nah, agar kamu bisa memperluas wawasan kamu, simak ragam informasi menarik lainnya di WonderVerse Indonesia.

WonderVerse Indonesia adalah platform yang menyediakan pengalaman virtual untuk melihat kebudayaan dan keindahan Indonesia. Bersama WonderVerse Indonesia, kamu bisa menjelajah alam Indonesia dan melihat ragam hewan khas Indonesia, mengenal beragam budaya dan pakaian adat Indonesia, hingga membeli makanan dan souvenir khas Indonesia.

Enggak cukup sampai di situ, di WonderVerse Indonesia kamu juga bisa merasakan pengalaman melihat alam Bali, Wakatobi, hingga Raja Ampat secara 360 dengan menggunakan VR! Kamu juga bisa menonton konser band atau penyanyi kesukaan kamu tanpa harus keluar rumah. Menarik ya? Yuk, coba sensasi jelajah Indonesia dan keseruan lainnya secara virtual di WonderVerse Indonesia sekarang!